Código de Conducta de Proveedores

OBJETO

Las presentes Condiciones de Ética y Conducta Empresarial establecen los Principios Corporativos de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A y las normas mínimas de comportamiento, no negociables, aplicables en todos los negocios y países específicamente para nuestra relación con proveedores (se entenderá como proveedor todo aquel con el que las sociedades establezcan una relación comercial o civil de suministro, servicios, obra o cualquier otra que surja de acuerdo con las necesidades de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A.)

Este Código es la extensión de nuestro Manual del Programa de Transparencia y Ética Empresarial que, en nuestra calidad de empresa responsable con los diferentes públicos, fundamenta todas nuestras actividades, procesos y relaciones en el respeto a los derechos humanos, la preservación del medio ambiente, la abolición de todo acto de corrupción y soborno; y la prevalencia del interés general.  Es por ello, que constantemente estamos en la búsqueda de la construcción de una cultura organizacional cimentada en los valores de confianza, transparencia, fiabilidad, colaboración, respeto, coherencia e imparcialidad en las relaciones con sus grupos de interés.

CAMPO DE APLICACIÓN:

Los estándares del Código establecen políticas aplicables a todos los proveedores de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A en todas las regiones en las cuales opera.

Es responsabilidad del proveedor divulgar, educar y actuar con diligencia a la hora de verificar el cumplimiento de este Código hacia sus empleados, agentes y proveedores.

 VALORES Y PRINCIPIOS

Para alcanzar los objetivos organizacionales, ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A desarrollan sus actividades orientadas a los siguientes valores y principios, que rigen la conducta de nuestros colaboradores y que pretenden ser el referente para la conducta de los colaboradores, directivos, agentes, entre otros, de nuestros proveedores:

CONOCIENDO EL CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES

¿Qué es el Código de Conducta para Proveedores?

Es la base del compromiso para llevar a cabo nuestros negocios con altos estándares de ética comercial.

¿Por qué ETEX COLOMBIA S.A. y GYPLAC S.A. cuentan con un Código de Conducta para Proveedores?

Para establecer reglas de comportamiento que aseguren relaciones comerciales sanas y duraderas, en dónde prime la transparencia en las negociaciones y la honestidad en la comunicación.

¿Quién y cuándo se debe cumplir con este Código?

Todos los proveedores con los cuales las sociedades adelanten un ejercicio de negociación, antes, durante y después de la relación comercial.

¿Qué esperamos de nuestros proveedores?

• Entiendan y respeten las normas descritas en el presente código
• Si no están seguros de cómo proceder ante alguna situación, soliciten orientación a al Analista de Compras, al Contact Owner u Oficial de Cumplimiento.
• Participe activamente en las capacitaciones, convenios o actividades programadas por la empresa.
• Denuncie cualquier violación al código de conducta de proveedores o cualquier situación que le genere sospecha.
• Coopere con cualquier investigación que la compañía deba adelantar.

Recordemos que la empresa solo podrá tomar medidas frente a conductas indebidas si tiene conocimiento de éstas.

¿Qué pasa si incumplo las disposiciones descritas en el Código de Conducta de Proveedores?

Los incumplimientos al Código de Conducta de Proveedores pueden dar lugar a la terminación de la relación comercial, esto incluye la finalización de contratos pactados. Si el caso lo amerita,  ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A podrán dirigir la situación a las autoridades de control correspondientes para interponer acciones judiciales. Eso puede derivar en sanciones civiles y/o penales.

“Siempre es el momento adecuado para hacer lo correcto”

Martin Luther King

 CONDUCTAS ESPERADAS

• Abstenerse antes y durante de la relación comercial con ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A, de realizar ofrecimientos laborales a los colaboradores de cualquier nivel, dado que lo anterior perjudica la continuidad de nuestras operaciones, la curva de aprendizaje de nuestro personal y afecta la confianza en el vínculo comercial.
• Cumplir con las condiciones pactadas en la negociación asociada con precios, calidad, tiempos de entrega y nivel de servicio, asegurando la satisfacción de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A en el marco de la relación comercial.
• Asegurar la honestidad y transparencia antes y durante de la relación comercial, anteponiendo la verdad ante cualquier situación, incluso si la misma puede potencialmente impactar la continuidad del negocio entre las partes.
• Abstenerse en todo momento de ofrecer a nuestros colaboradores y/o sus familiares dinero, dádivas, regalos, comisiones, bonificaciones, entre otros, por adelantar una negociación con su compañía o por asegurar la continuidad en la relación comercial.
• Tratar con la mayor diligencia, cuidado y respeto la información que conozca de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A antes, durante y después de la relación comercial, evitando en todo momento la divulgación de datos que puedan comprometer la imagen de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A.
• Proteger datos asociados con arte, diseños, logos, proyectos, planes estratégicos o cualquier otra información privilegiada a la cuál usted tenga acceso durante la relación comercial, asegurando que la misma únicamente sea usada para los fines establecidos en la propuesta comercial.
• Suministrar a ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A de manera oportuna y confiable la información requerida para la creación y actualización como proveedores en el marco de los procedimientos y políticas internas, obligándose a actualizar cualquier dato que sufra un cambio durante la relación comercial activa con ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A.
• Conocer y acatar las políticas y procedimientos establecidos y difundidos por ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A y que hacen parte del control para la prevención de riesgos como el lavado de activos, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción y soborno.
• Cumplir a cabalidad las disposiciones establecidas en el “Manual del Contratista GMC-EHS-06-01”
• Actuar en todo momento con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia asegurando que las actuaciones propias se desarrollen en el marco de los valores y principios contenidos en el “Manual del Contratista GMC-EHS-06-01”
• Respetar la propiedad intelectual y los derechos de autor.
• Mantener un trato cordial con los colaboradores de ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A respetando sus criterios y privacidad, absteniéndose de tener comportamientos discriminatorios contra la condición racial, sexual, religiosa, política u otra, de los colaboradores.
• Abstenerse de solicitar información a los colaboradores sobre las negociaciones adelantadas con otros proveedores con el fin de identificar información que le permita manipular la relación comercial.
• Informar oportunamente a ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A sobre cualquier investigación que este siendo adelantada por las autoridades de control relacionada con lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción o soborno o sus delitos fuentes, de tal manera que permita a ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A. activar las políticas disponibles en el Manual SAGRILAFT y Manual PTEE.
• Permitir la realización de auditorías de segunda parte o verificaciones de manera aleatoria que permitan evaluar el nivel de cumplimiento de las disposiciones descritas en el “Manual del Contratista GMC-EHS-06-01” así como en los acuerdos de seguridad, contratos, requisitos legales, órdenes de compra, entre otros.

• Cumplir con las disposiciones legales aplicables a su sector de tal manera que asegure una relación contractual en los términos definidos por la normatividad colombiana o aplicable a su país de origen.

 CANALES DE REPORTE

¿Con quién debo comunicarme si como proveedor, evidencio una situación asociada con corrupción o soborno?

En el evento en que usted como proveedor identifique un acto de corrupción, soborno o una conducta que concluya como indeseable, de manera anónima y confidencial puede hacer uso de los siguientes canales de reporte; es importante recordar que dicha situación no derivará en consecuencias en la continuidad de la relación comercial.

• Correo electrónico: oficial.de.cumplimiento@etexgroup.com
• Línea Segura de Denuncias: PBX :(57) (6) 8930210 Opción 9.
• Línea: 018000966200

 SANCIONES

En cumplimiento de las disposiciones de la Circular 100-000011 del 2021 asociada con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, ETEX Colombia S.A. y GYPLAC S.A han dispuesto del presente Código de Conducta para Proveedores; en el evento de llegar a identificar cualquier desviación por parte de los proveedores frente a las conductas enunciadas como indeseables en este documento, la empresa podrá tomar la decisión de finalizar la relación comercial entre las partes.

En caso de que la situación se identifique como una conducta penal, las sociedades podrán incluso interponer las denuncias que correspondan ante las autoridades de control en razón a lo dispuesto en la Ley 599 del 2000 Código Penal Colombiano.